这个问题是关于【风险】和【问题】这两个概念的。
在项目管理里面,我们为什么要把风险和问题这两个概念给区分开来管理呢?
首先我来说一下我个人的三层理解。
一、什么是风险?
风险是现在没有发生的,但是将来有概率发生的。已经发生的不叫风险,它叫问题。
我给大家举个例子,比如我今天到了广州,在来广州之前我怀疑有可能会爆发疫情。
结果我刚刚就被通知,今天晚上我就要去参加核酸检测。
所以很显然疫情又爆发了,它就从一个可能的风险变成了一个确定性的问题。
所以我们在做风险管理的时候,它最主要的一个目的是什么呢?
就是我们不希望这个风险转化为具体的问题,或者不要让这个问题变得那么严重,
所以风险管理是一种预防的心态。
而问题管理的目的是什么呢?
就是你一个问题如果解决不好,或者解决这个问题的手段本身就可能会带来一个新的问题。
就比如说你今天不好好学习,将来可能会被人工智能所取代。
所以这就是一个典型的问题和风险之间的区别。
二、如何看待风险和问题,决定了我们在做事时【姿态的力量】。
我给大家做个类比
就比如说我记得两年前在疫情爆发的最严重的那段时间,我有个观察
那段时间因为我们所有人都封在家里面,孩子没有办法去上学。
然后我发现同样晚上6点到8点在写作业,有三个孩子,他们写作业的姿态是完全不一样的。
第一个孩子,他在补昨天的作业,就是昨天没写完作业,今天接着写,其实他在解决一个拖延的问题。
第二个孩子,他是按部就班地去写今天的家庭作业。
第三个孩子,他今天的作业和昨天的作业都做完了,但是他在提前做明天的家庭作业。
所以你看,同样是花了两个小时去写作业,这三个人的姿态是完全不一样的。
所以你看我们在做风险管理的时候,其实本质是一种叫【时间提前量】
我们在提前去预判一些事情的发生,所以它是一种更高明的姿态。
三、项目管理中有一个非常重要的理念,我个人总结为【三个视角的力量】
大家都知道凡事要讲究闭环对吧?大家可能都听过一个说法叫PDCA 循环。
那怎么样去理解它呢?我给大家总结了三个方面,分别叫【本、末、未】。
【本】就是你如果在外面看到一棵树,然后这个树的树根是埋在这个树干之下的,你看不到它。
但是看不到的东西往往很重要,因为它是我们所有能够看到的部分的一个根本原因,
也就是意味着我们在面对任何一个具体问题的时候,我们需要有一个叫预防的视角。
我建议大家去看一本书,这本书的名字叫“上游思维”。
它里面举了这样一个例子,就是如果你和你的朋友在一条小河的这个下游去游玩,
然后突然就发现上游飘下来一个孩子,在哇哇大哭,然后你和你的朋友就把这个孩子给救过来了。
救完了之后,没过多久又有一个孩子飘下来了,然后你又救了,你一直救一直飘,一直救一直飘,
其实是没完没了的。这个时候更高明的策略是什么呢?
就是你应该去上游看看哪个混蛋在往下游扔孩子,你把它解决了,那么下游就不再会有孩子了。
解决一个问题的最好的视角,并不是在问题发生之后咱们去解决。
就最近搜集到的很多问题,大家其实都是一种叫当事人的事中的视角。
但其实一种更高明的策略,那就是从风险管理的角度,咱们如何去预防好。
所以这是第一个,就是我们讲了厉害的项目经理,首先他不一定是一个救火队长。
我给大家举个很简单例子,比如说最近我们在遇到很多问题的时候,都是相关方问题,
所以在做项目管理的时候,我们不是守株待兔式地等着相关方有事他来找你,
或者已经产生了负面影响,而是你要去主动管理相关方,以避免他有事,尤其是那些关键相关方。
所以,风险管理和问题管理这两个的区别,是你在被问题追着跑,还是领先问题半个身位,去引领着项目向前走。
【末】,就是除了根上部的我们能够看到的树干树枝,我们在遇到具体问题的时候,如何高效地去解决问题。
它包含在我们项目管理一个非常重要的文件里面,那个文件叫问题日志,是在告诉我们如何去解决已经发生的问题,
但是不代表我们不需要具备一个风险视角。
【未】就是没有发生的。
比如说树有可能会发出一个新的枝芽,意思是什么呢?就是我们在做完任何一件事或者任何一个项目的时候,
我们都要及时地去复盘风险管理和问题管理。
本杰明·富兰克林也曾经说过这样一句话,叫“一盎司的预防,比一镑的治疗更值钱”。
质量管理大师戴明曾经说过这样一句话:“预防大于纠错”
其实所有的这些都是在告诉我们同一个道理,那就是我们在做项目管理的时候,
一个完整的闭环是我们同时需要具备本、末、未三个视角——预防、解决以及事后的复盘。
我们在遇到任何一个问题的时候,不要老想着去解决它,至少要具备三只眼睛。